Le Service Affaires Européennes (SAE) de la Métropole de Lyon a pour mission d’accompagner les chefs de projet de la collectivité dans leurs démarches de financements européens.
Or, le sujet des fonds européens n’est pas toujours identifié ou priorisé, souvent perçu comme complexe, difficile à aborder, voire étranger au contexte des projets qu’il pourrait financer.
Comment sensibiliser à la question des fonds européens ?
Cette question est le point de départ d’une réflexion lancée par une équipe du SAE, en novembre 2022. Cette équipe est constituée d’Amélie SANOU, Solène LUSSAT (toutes deux porteuses du projet) et Marco D’ALOISE. Ils sont rejoints par la suite, pour tout ou partie de l’aventure, par Clémentine DUBOIS, Lorraine RACINE et Timothée LETTY.
Le principe initial est de s’appuyer sur des mécaniques ludiques (le jeu “Touches ton fonds”) pour identifier, intéresser et mobiliser des chefs de projet interne à la collectivité, autour du sujet des fonds européens. La première idée est une sorte de quizz, façon “Questions pour un champion”, dans le but d’évaluer le niveau de connaissances et d’acculturer les joueurs, mais aussi d’être identifié en tant que service ressources sur le sujet. Testé à plusieurs occasions, c’est avec cette idée que l’équipe débute son accompagnement en Incubation au sein d’ERASME.
Être incubé pour avancer et sécuriser le projet
Le SAE a dans son programme un projet connexe : celui de fédérer un “réseau d’ambassadeurs Europe”. Comme son nom l’indique, le principe est de mettre en lien des personnes ayant intérêt à faire appel aux fonds européens pour développer leurs projets, qu’elles aient déjà une expérience sur le sujet ou non. Ceci dans un objectif commun : que la collectivité finance un grand nombre de ses projets, grâce aux fonds européens.
À l’arrivée de l’équipe en incubation, l’équipe dresse un état des lieux du projet : qui sont les utilisateurs, dans quel écosystème s’inscrit l’équipe et le projet, quel est la plus value du projet actuel, quels objectifs, quelle ambition ?
En parallèle de l’activité du service, l’équipe est donc “détachée”, sur une partie de son temps de travail, pour avancer sur le projet, afin de le sécuriser de l’ensemble des autres projets et tâches en cours.
Prototyper pour déconstruire…et reconstruire l’essentiel
Plusieurs chantiers de développement sont lancés en parallèle : interroger les chefs de projet qui ont déjà fait appel aux fonds pour identifier les difficultés rencontrées, identifier des mécaniques ludiques qui pourraient être utilisée dans le jeu, construire un déroulé d’animation de la session de jeu, etc…
L’enthousiasme est bien là, mais toutes ces tâches en ordre dispersé prennent pas mal d’énergie pour un projet qui n’a qu’un temps de développement limité dans le temps (1/2 journée pour 2 à 3 personnes par semaine). Alors vient le temps de se recentrer et de prototyper une première fois les éléments concrets qui seront mis dans les mains des utilisateurs : un jeu, une présentation (pitch) du projet, etc… tous ces éléments intégrants tout ou partie de la matière déjà produite.
Par prototypage, on parle de fabriquer concrètement les premières idées qui matérialisent le jeu. Pour cela, l’équipe d’ERASME, accompagnée par l’expertise de Soriana IM (spécialiste de la fabrication carton), a bousculé l’équipe pour passer des idées théoriques et subjectives à une réalisation concrète.
Cette première itération n’a pas accouché d’un résultat testable directement, mais a surtout permis à l’équipe de se projeter sur l’ensemble des éléments à produire, avec une matière concrête, quelque chose qui soit le support de la vision de chacun et qui soit l’élément à “martyriser” pour avancer et faire converger les réflexions.
Les éléments du jeu sont donc façonnés dans l’optique d’être manipulés par les utilisateurs, qu’on soit chef·fe de projet, comme animateur·rice de la session.
Énormément de rédaction de contenus spécifiques au sujet a été nécessaire pour incarner les situations dans lesquelles les joueurs seront immergés. Sur cette base, l’équipe a pu compter sur l’accompagnement d’Ophélie BATTAGLIA (Crafters) pour concevoir et finaliser la partie graphique et matérielle du jeu d’un première “vraie” version du jeu (baptisée Course de Fonds V1, le nom du projet, plus coopératif, ayant changé depuis).
Modéliser l’expérience globale à faire vivre
Dans les semaines suivantes, l’équipe a été invitée à modéliser, étape par étape, l’expérience utilisateur “Course de Fonds”. L’ambition du projet dépasse maintenant la simple “partie” effectuée par les joueurs, mais devient une vraie session de formation, intégrant tout du long une mécanique ludique, toujours dans l’objectif de faire vivre, en accéléré, l’expérience d’un chef de projet faisant appel au fonds européens. Cette modélisation, proche des méthodologies d’expérience utilisateur s’appuie en particulier sur un canevas de type “design blueprint”, qui permet de séquencer chaque étape et de visualiser tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement de la session (visibles des utilisateurs ou seulement des animateurs, par exemple).
La première session test de Course de fonds
Cette fois, l’équipe est prête pour sa première session de jeu. Pour l’occasion, les participant·es sont informé·es de l’état d’avancement du dispositif et sont intégré·es au processus itératif, pour que le projet puisse se développer dans de bonnes conditions : regard réflexif, retours constructifs, ambiance bienveillante sont requises. L’objectif principal est davantage d’analyser ce qui fonctionne ou non dans la construction de ce module de formation , que d’être formé comme le seront les futurs apprenants. Ce qui est testé porte notamment sur la posture des animateurs, la forme des supports présentés et manipulés, afin de s’assurer que les objectifs d’acculturation sont atteints (immersion, vulgarisation, clarté, fluidité, temporalités, etc…)
Cette première session a ouvert la phase d’expérimentation de Course de Fonds. Pendant cette période, une dizaine de sessions sont organisées avec des personnes intéressées, les sessions étant complètes quasiment à chaque fois. De multiples profils, parmi la cinquantaine de testeurs, ont participé, leurs retours étant systématiquement notés, en vue de constituer une nouvelle base de conception pour la prochaine version.
Intégrer les retours pour finaliser une version plus aboutie et diffusable
La synthèse de ces retours et des notes réflexives de l’équipe permet de développer une nouvelle version, plus avancée, plus adaptée, en vue d’en éditer plusieurs exemplaires à l’usage du SAE, mais également pour anticiper une diffusion pour d’autres collectivités. En effet, les services homologues au SAE dans d’autres collectivités suivent avec intérêt le développement du jeu, notamment depuis que l’équipe leur présente et communique sur Course de Fonds, en tant que dispositif conçu sous [licence CC-BY-NC-SA](https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.fr), donc reproductible et utilisable sans utilisation commerciale.
L’heure du bilan et la sortie d’incubation ERASME
La version 2 a été livrée dans le courant de l’été 2024, elle intègre l’ensemble des retours et est suffisamment aboutie pour être diffusée et reproductible. La boîte de jeu n’intègre pas directement le déroulé de la session (car il est spécifique au Service Affaires Européennes de la Métropole de Lyon), mais il est suffisamment complet pour former des chefs de projets d’autres collectivités. Le dispositif est donc maintenant mature, pour à la fois être utilisé par l’équipe du SAE et également être diffusé, réapproprié par d’autres collectivités, toujours dans le but de former des chefs de projets aux questions du financement européen. L’équipe Course de fonds et celle d’ERASME ont dressé un bilan à la fois du projet lui-même, mais également de l’accompagnement en incubation, dans une logique d’amélioration continue.
Amélie, Clémentine, et Solène ont reçu leur badge de l’incubation ERASME, largement mérité !
Bravo à l’équipe !
Depuis leur sortie de l’incubation, l’équipe et le jeu Course de Fonds forment de nouveaux apprenants, comme ici à Saragosse (Espagne), en novembre 2024 !
