Problématique :
Comment rendre acteurs de la transition les agents via de nouvelles pratiques d’usages numériques responsables ?
Prochainement, un changement de messagerie aura lieu au sein de la Métropole de Lyon pour l’ensemble des agents. Un atelier collaboratif est mis en place afin de les accompagner dans cette transition et de les sensibiliser en général sur les bonnes pratiques de l’usage du numérique, la souveraineté, les impacts négatifs du numérique… L’objectif est aussi de donner la parole aux agents, de créer de l’échange entre les équipes en s’appuyant sur des outils pour établir/entretenir un réel dialogue entre les managers, les agents et les élus.
Bénéficiaires :
Agents de la Métropole de Lyon
Leviers :
Sensibiliser aux impacts et aux bonnes pratiques
Réduire ou limiter les flux, le poids ou les performances
Baromètre :
Comment ca marche ?
Baromètre 1 : Iceberg
Utile pour ne pas oublier les enjeux et s’appuyer dessus pendant la phase d’idéation du projet
Baromètre 2 : Cartes
Utile pour prendre en compte tous les profils des agents pendant la phase d’idéation du projet
Proposition finale :
L’équipe entendons-nous a décidé de mettre en place un atelier collaboratif dans le but d’accompagner et sensibiliser les agents de la Métropole de Lyon dans la bonne pratique des usages numériques. Cet atelier se déroule en plusieurs phases :
Phase n°1 : Photo-language
Cette étape vise à repenser la qualité des e-mails professionnels en identifiant ceux qui ne nécessitent pas de réponse immédiate. Ainsi, certains e-mails ont été associés à des émojis dans l’objet, permettant de mieux communiquer l’importance ou la nature de chaque message. Par exemple, quand un mail ne demande pas forcément de réponse, il est associé à un émoji rouge barré.
Phase n°2 : Picto-règles
La deuxième étape de l’atelier consiste à associer une bonne pratique à un pictogramme. Les participants étaient amenés à dessiner eux-mêmes les pictogrammes quand certains n’étaient pas présents.
Les pictogrammes sont des symboles visuels simples qui permettent de transmettre des messages rapidement et efficacement, facilitant ainsi la compréhension et l’adhésion des agents à ces comportements.
A la suite de ces ateliers, l’équipe a pensé à mettre en place des affiches qui viennent regrouper les pictogrammes avec 6 règles clés. Ces règles permettent de rappeler à l’ensemble des agents les bons usages dans l’utilisation du numérique.
Porteurs de projet :
Claire Descharles
Membres de l’équipe :
Elena Sonntag (designer)
Flora Bodet (designer)
Etienne Blondel (designer)
Personnes Ressources :
Lucile Cote (facilitateur)
Patrick Vincent (facilitateur)
Arthur Baude (facilitateur)
