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Outiller son organisation par le no-code #DIY

mardi 8 juin 2021

 

Outiller ses pratiques professionnelles au service de l’innovation et de la collaboration / partie 1 : le no-code

Erasme, un do Tank... auto-outillé (une longue histoire)

Depuis de nombreuses années, Erasme construit des méthodes de travail (sprints créatifs et remix, espace de Laboratoire participatif, dispositifs d’incubation) au service d’une pratique interne de l’expérimentation et du prototypage frugal, de l’innovation par les usages et du décloisonnement des modes de faire.

Ce travail de diffusion d’une culture de l’innovation permet d’augmenter l’impact de l’action publique par un effet “miroir”. Il prend racine sur les méthodologies déployées à l’intérieur de l’administration, vers des solutions et services créés selon les mêmes valeurs et dynamiques (ouverture et partage de la valeur produite, amélioration continue et pérennité, responsabilité sociale et environnementale...) et contribue en même temps à nos apprentissages permanents ; en tant qu’acteurs publics au service d’un territoire résilient, ouvert et capable de rétroaction.

De tels dispositifs, proposés à tous s’appuient, sur la construction d’outils et de pratiques internes/propres à Erasme et nourris d’une veille continue. Un travail d’artisanat consistant bien souvent à s’inspirer et déconstruire les tendances externes ou émergentes ; pour concevoir nos propres briques et environnements de travail sur mesure.

Pour ce faire plusieurs leviers d’action, devenus des chantiers complémentaires, ont été mobilisés depuis 20 ans :

  • les approches méthodologiques et créatives conduites par le design ;
  • les pratiques et les cultures de collaboration (bases et partage de la connaissances, travail temps réel/agile, processus de choix et d’alignement…) ;
  • la capacité de production et fabrication servie par une boite à outil de prototypage/fabrication, à la fois numérique et physique (outils numériques / interactifs, design et usage d’espaces, modèles d’organisation/gouvernance…) ;
  • enfin plus récemment, le développement personnel, servi par les pratiques d’apprentissage d’équipe, de bien-être et d’efficience.

D’abord conçus et testés pour notre fonctionnement d’équipe, ces dispositifs sont mis au service de nos activités (animation et gestion de l’UrbanLab, formats de sprints/Remix, incubation, programmes d’innovation territoriaux …), pour être ensuite et autant que possible modélisés et transmis à nos collaborateurs, aux publics internes et externes. Ce fut notamment le cas de l’internalisation de postes de designers, des approches opensource ou de l’usage d’outils collaboratifs agiles intégrés à Erasme à partir de 2008 et diffusés maintenant largement à l’échelle de la collectivité.

Cet outillage méthodologique et technique s’appuie nécessairement sur :

  • l’agilité et la curiosité d’une équipe pluridisciplinaire et polyvalente ;
  • des temps dédiés à la veille et au test de nouvelles opportunités conduites par l’expérimentation ;
  • un workflow rigoureux de gestion de l’entrant, d’évaluation/validation et de documentation recouvrant un nécessaire équilibre entre stabilité et renouvellement des pratiques.

Cet article inaugure une série de retours d’expériences et réflexions sur l’auto-outillage professionnel, et débutera par la capacité de réalisation ouverte depuis quelques années par le now/low-code au service de l’innovation.

Prototyper et produire, une question d’environnement et de culture à la portée de tous

La capacité à “faire” de toute organisation est conditionnée à des préalables d’environnement non nécessairement opérationnels, mais favorables, tels que :

  • un ou des espaces dédiés/sanctuarisés à la production : Dédiées au projets, pas aux réunions, ces espaces mettent en avant les "idées physiques" plus faciles à manipuler et à retenir, ainsi que le discours partagé
  • un outillage physique et/ou numérique ad-hoc : réseau Internet ouvert, machines non bridées, mobilier mobile et modulaire, paillasse/établi, outils de fabrication le cas échéant
  • une base arrière de ressources et matériel permettant la mise en œuvre et les itérations de production : impression/dessin, fabrication/cartonnage, projection/audiovisuel, assemblage/structure, calage, dispositifs numériques actifs avec leurs frameworks... mais aussi une bibliothèque de savoirs, de charte et d’histoire du lieu (livres, kits pratiques, wikis...)

La techshop d'Erasme

Une telle mise en œuvre se structurera nécessairement autour d’étapes progressives (sprints/ateliers, formations, création de kits, démarche de Lab...) d’abord propulsée par un groupe pilote puis appuyée sur une culture pratique et des moyens répartis, faisant passer chacun d’une motivation extrinsèque à l’intérêt et l’envie d’utiliser cet environnement ; pour la résolution de problèmes et éventuellement la valorisation (à son tour) du travail de mentorat et de créativité interne.

C’est par exemple le cas du design des espaces de travail qui, pensé comme un chantier collectif permet de connecter les activités d’une équipe aux usages et besoins fonctionnels d’un espace souvent normé jusqu’à lui impulser l’esprit et les valeurs d’un groupe (décloisonnement, murs inscriptibles, infrastructures techniques prêts à l’emploi, mobilier de travail sur mesure..).
A Erasme le mobilier a, en l’occurrence, été intégralement conçu en interne et produit avec notre fablab local, pour servir des activités de collaboration, rangement, développement, visio… en toute modularité ! Cette démarche de fabrication de nos pratiques de lieu, de mobilier et d’espace feront l’objet d’un article dédié.

Le mobilier pop-up d'Erasme

Dans le domaine numérique, notre capacité d’outillage s’est historiquement appuyée sur des dispositifs légers (et libres) au service de concrétisations frugales :

  • Les plateformes d’usage fortement interopérables ou les CMS-headless utilisés comme stockage de données pur tels que SPIP, Umap… sont devenus autant d’outils agiles et d’investissement rapide souvent détournés de leur usage nominal. En terme d’auto-outillage, ils ont par exemple permis la construction de nos Sites Internet par des ressources essentiellement internes puis des Classes Culturelles Numériques et leur amélioration continue pendant 10 ans.
  • Les dispositifs embarqués avec capteurs appuyés sur les environnements plug and play (Rasbian Raspberry4+Python) ou haut niveau (micro-bit + scratch), peu consommateurs d’énergie, multipliables à moindre coût et connectés au monde réel. Ils ont permis la plupart des proptypages appuyant le design interactif du Lab et la réalisation de projets créatifs et pédagogiques comme https://code.laclasse.com mobilisant la dimension no-code à des collégiens au service d’usages locaux
  • l’utilisation croissante des plateformes de partage de code, jusqu’à la récente dockerisation/rancherisation des environnements. Outre la simplification des ré-emploi de briques externes, cette démarche facilite en interne le transfert de projets entre services ou partenaires du produit depuis le stade d’expérimentation à son industrialisation et maintenance. Cette mise en visibilité des productions environnées et "testables" est aussi une manière de responsabiliser les acteurs et une opportunité de construction de projets partenariaux de type DatAgora avec l’université de Lyon.
  • l’appui sur des normes ouvertes facilitant la segmentation en applications unitaires, la documentation et l’interopérabilité entre les dispositifs (REST/HTTP, OSC, géoserveurs…) participent enfin des bonnes pratiques numériques internes servant le cadre de confiance de futurs partenariats !

Certains outils d’automatisation dont le récent et très prometteur n8n ont accéléré cette possibilité de “mashup”, néanmoins la séparation entre les expériences de conception, de prototypage et d’usage, représentent toujours un clivage important entre les équipes de travail et les contraintes d’une donnée et d’une algorithmie “cloisonnés” peu visible par les concepteurs ou les usagers, représentant in fine un frein à l’auto-outillage dans le domaine numérique.

Le no-code et les data-wiki au service de la culture de la collaboration et d’innovation

Le no code dans son acception récente recouvre un spectre large d’outils et d’usages, offrant une capacité de mise en œuvre et de personnalisation simplifiés, allant de la construction d’applications mobiles, à la gestion d’écosystème ou de bases de connaissances, réunis dans le bien-nommé annuaire nocode.tech

Malgré les risques bien réels d’effet rebond et d’usine à gaz ouverts par la multiplicité des possibles, le no-code peut devenir un véritable levier d’innovation interne et publique, dès lors qu’il permet un meilleur alignement entre les parties prenantes et démultiplie les capacités créatives collectives en cycles d’essai-erreur courts : centralisation de la donnée et du mode de pensée, systématisation de l’interopérabilité entre les services/actions, gommage des frontières techniques entre les acteurs (conception, réalisation, usage…), notamment dans les phases d’émergence de projets.

Cette possibilité s’est incarnée avant d’autres dans le domaine de la cartographie participative et des wiki encyclopédiques ; en proposant des plateformes d’usage et des méthodologies de déploiement de projets collectifs en un temps record et servis par la gestion transparente des données et une auto-organisation très personnalisable.

Ces deux dimensions (bases de données interopérables et de wiki/bases de connaissance ouvertes) rassemblées constituent des démarches de Data-Wiki (outils de type Notion, Airtable, Outline, NocoDB…) et représentent probablement la révolution majeure des dernières années en capacité de transformation souveraine des organisations et de “culture de la donnée” (datalitteracy). Elles s’appuient techniquement sur la possibilité de créer des bases de données connectables et proposant plusieurs types de visualisation et d’intégration dans un wiki classique multi-utilisateurs.

Notion démo

A Erasme, nous avons identifié et apprivoisé le Data-wiki Notion depuis 2 ans, qui a transformé en profondeur nos pratiques autour de plusieurs dimensions :

  • La culture d’équipe : un “data-wiki” permet la création de bibliothèques de référence internes, et indirectement la discussion, l’alignement et la mise en visibilité du travail et des compétences de chacun, participant tous deux d’une culture d’équipe renforcée.
  • Le prototypage de nouvelles pratiques/organisations : en interconnectant les bases de données accompagnées d’une dynamique d’échange et de documentation. Il est possible d’organiser des modes de faire fluides voire inédits (gestion de projet intégrée à l’échelle d’une équipe, d’un programme d’innovation, d’un dispositif d’incubation...), de définir ou d’améliorer des workflows (veille, gestion de ressources) ou encore de rendre lisibles des temps collectifs et créatifs (mêlée de sprint, REX collectif…).
  • La mutualisation et la transversalité externe : en mettant au second plan les questions techniques, des passerelles peuvent se déployer facilement entre les organisations/services afin de créer des espaces de connaissances, tout en reposant sur un référentiel de données unique (pas de saisie en doublon). Ces espaces, facilement créés, réversibles et leurs capacités d’échanges renforcés sont autant d’amorces de nouvelles gouvernances de l’innovation motivées par des approches pragmatiques : partage de l’information, connexion d’opportunités, mutualisation de ressources (contacts, méthodologies…).
  • La communication : la création de landing-page ou d’espaces d’échanges destinés à des sponsors ou partenaires est l’une des colonnes vertébrale d’une démarche d’innovation ouverte et de son animation de communauté continue. Les data-wiki, dont notion, n’échappent pas à cette possibilité en permettant très simplement d’ouvrir et de valoriser le contenu, complet ou partiel, ayant fait l’objet d’une curation ou d’une production collective.

Au final, c’est aussi la dataliteracy ("culture de la donnée") de toute une organisation qui s’en trouve accélérée autour de grands principes : source d’information unique, qualité et mise à jour des contenus partagés à d’autres, recherche d’équilibre entre des cadres de référentiels communs et structurants et la recherche de nouveaux usages...

Quelques exemples internes

La culture d’équipe… en bibliothèques
La construction de plusieurs catalogues de référence internes a été l’occasion de simplifier et gagner en efficacité sur de nombreux sujets : gestion d’activités, de contacts, de matériel, de tâches, d’événements et prises de notes ou décision… mais aussi de bibliothèques de connaissances et de culture interne.

C’est notamment le cas de la bibliothèque méthodologique qui vient regrouper les éléments d’animation, de canevas, de formation mobilisés et créés par l’équipe depuis de nombreuses années.

Elle intègre des éléments d’animation (canevas), de formation/guides, des kits pratiques, ou principes méthodologiques plus larges. Chaque contenu, qualifié progressivement au fur et à mesure de ses usages est décliné en version "print" et "numérique" pour des pratiques hybrides.

Organisés autour des phases d’activités conduites (diagnostic, problématisation, conception...), cette bibliothèque devient la référence des entrants et sortants de nos méthodes de travail et participe d’une culture commune du design thinking et des méthodes agiles, et de leur amélioration au quotidien.

Maquettage d’organisations et pratiques intégrées
En s’appuyant sur les données de référence des bibliothèques, il devient possible de créer et expérimenter des pratiques intégrées de travail et de développement collectifs.

C’est notamment le cas du dispositif d’incubation (accompagnement de 15 porteurs en 2020-2021), qui interconnectant des contenus mutualisés (veille, annuaire, productions, agenda/ressources...) rend visible pour chacun dans son espace projet la partie d’information utile tout en participant à l’alimentation des bases de connaissance globales, visibles dans les espaces ou salons généralistes.
Il utilise par ailleurs les inputs de la bibliothèque méthodologique comme support de production (canevas) ou de formation des porteurs sous le pilotage de leur référent.

Portail d'incubation d'Erasme

L’espace porteur est un ensemble structuré par le déroulé et la construction de son projet, ainsi qu’un outil libre de type Wiki qui peut peut être mobilisé pour son organisation propre ou la communication auprès de la communauté projet grâce à des landing-page préformatées.

Exemple espace projet - Incubation (1)

Le portail de l’incubation, construit par l’équipe de coordination, peut ainsi évoluer en permanence afin d’être et rester le référentiel de travail et d’échange pour les porteurs, les référents et la coordination à même d’assurer le lien entre tous, en même temps que la nécessaire continuité entre travail présentiel et expériences à distance.

Exemple de workflow interne : la veille appliquée

Parmi la structuration de workflows internes cadrant et organisant de manière lisible les parcours d’information et parfois les choix d’équipe, la veille appliquée fait partie des travaux collectifs les moins évidents.

L’exemple de la veille numérique, a permis, entre autres grâce au Data-Wiki de modéliser une "trajectoire" visant à ancrer chaque étape dans une expérience et une action ciblée pour verser aux communs d’équipe les outils/pratiques retenues :

Workflow de veille

Animation de communauté et landing page externes
C’est enfin le cas d’espaces de communication ou d’échange avec des communautés projet mobilisés dans différents contextes :

  • celui d’un site public construit et déployé dans des temps courts autour d’une logique éditoriale complète : exemple, l’initiative parents confinés créée et animée au cours du premier confinement. Plusieurs dispositifs d’incubations mobilisent aussi cette possibilité pour construire et diffuser une information rapide concernant leurs projets.
  • le déploiement d’espaces semi-ouverts centrés communauté : en partageant autour de temps évènementiels (ateliers, sprints, meetup...) des portails d’information et d’échanges, la possibilité de développement et de partenariat autour des expérimentations est renforcée. Y sont mobilisés des contenus inspirants / veille, productions collectives réalisées ou résultats d’ateliers, une vision calendaire/territoriale des expérimentations ou bien encore des espaces d’échange et retours d’expérience.

Parents confinés (Juin 2020)

En démultipliant les possibles d’organisation et de collaboration ouverte, les data-wiki (bientôt probablement opensource) représentent l’un des leviers majeur actuel de la transformation souveraine des organisations et de leur créativité collective.

A l’instar de nouveaux usages propulsés il y a quelques années par les environnements collaboratifs (LivingLab, forges opensource, espaces collaboratifs) ou dédiés à la production (DIY, fablabs...), cette possibilité pour chaque organisation publique de co-curation d’une donnée qualifiée et interopérable permettra probablement d’adresser des enjeux de partage des rôles et d’autonomie, d’objectivation et de transparence interne et externe. Elle représente aussi une synergie et un enjeu d’alimentation mutuelle avec le chantier, très complémentaire, du Self-Data.

Documents :

par Patrick Vincent